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Thales Careers

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Expense Administrator, North America

Job ID: R0110513 Location: Toronto, Ontario, Canada
Full time, Regular Employment
Location: Toronto, Canada

Dans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s'inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l’aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l'espace, nos équipes d’architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd’hui.

Thales fournit des systèmes de commande de trains par télécommunications (CBTC) et des systèmes d’enclenchement destinés au secteur des transports en commun sur voie ferrée à l'échelle mondiale. Le centre de compétences pour la signalisation ferroviaire urbaine est situé au centre-ville de Toronto. Nous sommes le plus grand bureau situé au Canada et nous disposons d’un service pour chaque étape du cycle de vie du développement logiciel (SDLC). Cela comprend le logiciel, le matériel, la conception des systèmes, la vérification et la validation, les opérations, etc. Les équipes de services partagés dans les domaines des finances, des ressources humaines et des technologies de l’information sont également situées sur ce site. Notre espace de bureau est conçu pour fournir un milieu de travail sûr et durable qui correspond à la marque TRSS et qui favorise la collaboration. Le mobilier répond aux normes Greenguard, les appareils ménagers sont certifiés EnergyStar et les adhésifs et produits d'étanchéité répondent aux critères de faible émission. De plus, les portes coulissantes en verre laissent entrer la lumière dans les bureaux intérieurs qui offrent ainsi une vue sur l'extérieur. Venez vous joindre à la grande famille du Transport, ici à Toronto !

In fast changing markets, customers worldwide rely on Thales. Thales is a business where brilliant people from all over the world come together to share ideas and inspire each other. In aerospace, transportation, defence, security and space, our architects design innovative solutions that make our tomorrow's possible.

Thales provides world-leading Communications-Based Train Control (CBTC) and interlocking for mass rail transit applications globally. The Centre of Competence for Urban Rail Signalling is located right before you at mid-town Toronto. As the largest office in Canada, we house a department for every step of the Software Development Lifecycle (SDLC)! This includes Software, Hardware, Systems Design, Verification & Validation, Operations, etc. The supporting corporate shared services teams in Finance, Human Resources and IT is also located at the office. Our office space was designed to provide a sustainable, healthy workplace that expresses TRSS’s brand while increasing collaboration. Features include Greenguard furniture, EnergyStar appliances, low-emitting adhesives, sealants, and sliding glass doors on internal offices provide daylight and views to the outside. Come join the big Transport family, here in Toronto!

The Expense Administrator will be the focal on the NorAm Concur travel tool and perform as an administrator for this tool in order to monitor the activity, allocation permissions, and generate reports for the organization to reflect the activities of travel for the region.

This position will help administrate our travel expenses across the region.  The Expense Administrator will be able to help maintain our travel policy and highlight areas where we may be overspending.   This position will need to coordinate and communicate with various employees from different sites as well as with Administrative Assistants, Concur and Amex Representatives and managers in Finance and Risk organization for the creation of specific reports.

Key Accountabilities:

As the administrator for our Concur System, the administrator will:

  • Manage Stakeholder Requests and set Stakeholder Expectations

    • Manage the Concur email inbox for questions, queries and any issues from Thales internal stakeholders

    • Escalate and manage day-to-day issues from our travel agency, CWT

    • Escalate system issues to the vendor, Concur, when necessary

  • Learn, Understand and Apply relevant Thales policies related to the position, Including: Travel Policy, Fare Class rules; Approval Workflows;

  • Administer elements of the Concur system, including (but not limited to):

    • Travel bookings; employee profile management; password resets; Administer Cost Centers; AP VEN ID; Delegation; Approvers; manual profile creation; travel reassignment; expense approval; adding/removing cost centres and project codes

    • Corporate Cards: assign/edit/remove personal and corporate ghost cards

  • Produce relevant and requested reports

  • Performing audit and expense processing when called upon

  • Interfacing with other required tools as necessary (AMEX@Work, Expense Pay, Fare IQ, Intelligence, Concur. Etc.)

Key Requirements:

  • Associate’s degree or bachelor’s degree or equivalent experience preferred

  • 3 to 5 years of experience in expense / travel administration or a related field of business

  • Proficient in Outlook, MS Office (Excel, Word, PowerPoint)

  • Proven ability to interpret and apply travel and expense policies in order to accurately make travel arrangements and submit expenses

  • Service and detail oriented

  • Excellent communication and documentation skills

  • Able to clearly and accurately explain issues, policies, procedures and other pertinent information to appropriate audience in a timely and candid manner

  • Experience using Concur or other travel software

  • Bilingual in French / English an asset

Chez Thales, nous proposons des CARRIÈRES passionnantes, pas de simples emplois. Fort de ses 80 000 collaborateurs dans 68 pays, Thales a mis en place une politique de mobilité permettant, chaque année, à des milliers d'employés de faire progresser leur carrière tant dans leur domaine d’expertise que dans de nouveaux domaines de compétences, cela aussi bien dans leur pays d’origine qu’à l'étranger. Ensemble, nous pensons qu’adopter une politique de flexibilité est une manière plus actuelle de travailler. C’est ici que commence votre parcours exceptionnel, postulez sans tarder!

At Thales we provide CAREERS and not only jobs. With Thales employing 80,000 employees in 68 countries our mobility policy enables thousands of employees each year to develop their careers at home and abroad, in their existing areas of expertise or by branching out into new fields. Together we believe that embracing flexibility is a smarter way of working. Great journeys start here, apply now!

Thales s’engage à promouvoir un lieu de travail diversifié et inclusif pour tous. Thales s’engage à fournir des accommodements à toute les étapes du processus de recrutement. Les candidats retenus pour une entrevue qui ont besoin d’accommodement sont priés d’en informer à la suite de l’invitation pour une entrevue. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. Toutes les informations relatives à l'accommodement fourni seront traitées de manière confidentielle et utilisées uniquement dans le but de fournir une expérience de candidat accessible.

Thales is committed to a diverse and inclusive workplace for all. Thales is committed to providing accommodations in all parts of the interview process. Applicants selected for an interview who require accommodation are asked to advise accordingly upon the invitation for an interview. We will work with you to meet your needs. All accommodation information provided will be treated as confidential and used only for the purpose of providing an accessible candidate experience.


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